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通知公告

關于做好2019屆畢業生檔案歸檔整理及轉遷工作的通知

作者:   來源:   時間:2019年05月17日 09:48

湖理工辦通〔2019〕12號

各學院、南湖學院:

為切實做好2019屆畢業生檔案歸檔整理及檔案轉遷工作,確保2019屆畢業生離校工作平穩順利開展,現將有關事項通知如下:

一、畢業生檔案歸檔整理

大學畢業生檔案材料主要包括:畢業生登記表、畢業生體檢表、實習鑒定表、學籍表、成績表、學士學位申請表、就業通知書及獎懲材料等。部分畢業生還可能包括:高中畢業材料、教師資格認定申請表等。

為保證2019屆畢業生檔案歸檔整理工作有序開展,保證畢業生檔案材料完整無缺,畢業生檔案歸檔整理工作分二級學院歸檔整理和學生檔案室歸檔整理兩個階段完成。

1.第一階段:二級學院歸檔整理

各二級學院負責本單位2019屆畢業生檔案歸檔整理工作。

學校檔案館印制了畢業生學籍袋,各單位就業專干要組織好畢業生將畢業生本人在校學習期間的檔案歸檔整理后,裝入畢業生學籍袋。內容包括以下材料(六樣):畢業生登記表、畢業前體檢表、各科學業成績登記表、實習鑒定表、學生學籍表、學士學位申請表等。對應已裝袋材料在檔案袋封面標記“√”,并做好復核。檔案材料完整的,各學院要做好密封,貼封條,并加蓋學院騎縫章,按班級順序登記2019屆畢業生學籍檔案整理情況登記表(附件1)。

檔案材料不完整的,各學院要做好登記和保管,待材料完整后,貼封條密封,轉交學校檔案館的學生檔案室。

2.第二階段:檔案室歸檔整理

各單位就業專干將密封完整的畢業生檔案材料和2019屆畢業生本科階段檔案歸檔整理情況登記表轉交學校檔案館的學生檔案室,辦理檔案移交手續。

請各單位就業專干于6月5日至15日派專人到東院綜合樓二樓學生檔案室,組織、協調、檢查畢業生檔案裝袋工作(如時間有變化,將另行通知)。

二、畢業生檔案轉遷

1.畢業生檔案轉遷的原則

(1)畢業生檔案轉遷尊重本人意愿,由畢業生本人提供檔案郵寄單位和地址;

(2)辦理了就業報到證的畢業生必須辦理畢業生檔案轉遷手續;

(3)未辦理檔案轉遷手續的畢業生檔案兩年擇業期滿后,轉遷原籍。

2.畢業生檔案轉遷手續辦理流程

畢業生檔案轉遷一律采取特快專遞EMS郵寄(特殊情況需報各單位審批同意后,統一處理),郵寄實行一人一個信封一個快遞單號,不得夾寄。

就業辦公系統中畢業去向為“派遣”“升學”及“回原籍”,但需將檔案轉遷至人事檔案管理服務機構的畢業生須本人填寫EMS快遞單,各學院做好配套信息登記,填寫“湖南理工學院2019畢業生檔案轉遷情況匯總表”(附件2),確保檔案去向清晰明了,檔案室確認收到畢業生填寫的EMS快遞單及匯總表后,統一郵寄完整檔案。

未填寫EMS快遞單且就業辦公系統中畢業去向為“回原籍”的畢業生檔案,由學校統一郵寄到戶籍所在地的畢業生就業主管部門。

畢業去向為“中心托管”的畢業生的檔案由檔案室統一整理后轉送湖南省就業指導中心,學生無需填寫EMS快遞單,但必須填寫省就業中心檔案托管協議書。

申請暫緩派遣的畢業生,學校檔案室負責免費保管其檔案兩年,兩年后(擇業期滿)將檔案轉遷至畢業生戶籍所在地的市畢業生就業主管部門。

為確保畢業生檔案真實有效的轉遷,2019屆畢業生除岳陽本地學生可以自行將檔案送至岳陽市人才市場,外地學生一律不得辦理檔案自帶手續,不能如期畢業的學生不能辦理檔案轉遷。

6月15日-7月1日為集中辦理時間,為保證工作有序進行,避免擁擠和混亂,學校集中辦理畢業生檔案轉遷期間,不接受畢業生個人辦理。7月1日之后為畢業生個人辦理時間,須出示畢業證、商調函才能辦理檔案轉遷手續。

三、黨員畢業生入黨材料轉遷

1.畢業生黨員離校前應先行聯系好黨組織關系接收單位。如接收單位要審閱黨員檔案,則在離校前辦理黨組織關系轉移手續,黨員檔案不進入本人學籍檔案;如接收單位無需審閱黨員檔案,則其黨員檔案進入學籍檔案,交學校檔案室統一管理。

2.畢業生黨員在預備期尚未轉正的,本人應先行聯系好黨組織關系接收單位,并在規定時間內(最遲在預備期滿前)將黨組織關系轉移到接收單位,確保能夠按期轉正。

3.學院就業專干應提醒黨員畢業生,在離校時如尚未簽約和穩定就業的,應落實本人黨員檔案去向問題(如畢業生本人戶籍所在街道、村鎮等)。

4.考研黨員學生要先向所報考的學校咨詢其黨員檔案是否與學籍檔案一起轉入該校,并將咨詢情況報學生所在學院的就業專干。

5.各學院向檔案室移交學生檔案時,需將移交的黨員檔案單獨造冊,填寫好“湖南理工學院2019屆畢業生黨員檔案移交名冊(附件3)

四、學校檔案館聯系方式

畢業生檔案工作聯系人:

耿老師 0730-8640149   15173047767

田老師 0730-8640149   13873064589

附件:1.湖南理工學院2019屆畢業生檔案整理情況登記表

2.湖南理工學院2019屆畢業生檔案轉遷情況匯總表

         3.湖南理工學院2019屆畢業生黨員檔案移交名冊

中共湖南理工學院委員會辦公室   湖南理工學院校長辦公室

2019年5月15日

附表1:

湖南理工學院2019屆畢業生檔案整理情況登記表

學院:           專業:           班級:       負責老師:

序號

姓名

畢業生

登記表

畢業前

體檢表

實習

鑒定表

學生

學籍表

成績單

學士學位申請表

注:復核已裝入學籍檔案袋材料,確認材料裝袋無誤的,在對應材料類型下標記“√”


 

附表2:

湖南理工學院2019屆畢業生檔案轉遷情況匯總表

  學院:             專業:                班級:        合計(轉遷檔案人數):      負責老師:

序號

姓名

學號

畢業去向

EMS快遞單號

郵寄單位

收件人

收件人聯系電話

注:,畢業去向為“中心托管”的畢業生不需填寫此表。


 

附表3:

湖南理工學院2019屆畢業生黨員檔案移交名冊

學院:            負責老師:             移交時間:

序號

姓名

學號

班級信息

備注

 

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